Od dnia 18 kwietnia 2018 roku Jednolity Europejski Dokument Zamówienia składa się elektronicznie, a od dnia 18 października 2018 roku zamówienia unijne weszły w obowiązek elektronizacji. Dodatkowo zamówienia krajowe powyżej 30 000 euro również wejdą w obowiązek elektronizacji od 1 stycznia 2021 roku. Zamawiający posiadają dokładne informacje jak wygląda frekwencja w składaniu ofert do poszczególnych przetargów, dlatego obawa przed tym, że elektronizacja może zmniejszyć ilość składanych ofert jest naturalna. Z drugiej strony obawy wykonawców dotyczące elektronicznego składania ofert należy również traktować poważnie.

Jak zwiększyć w tym przypadku ilość składanych ofert, jednocześnie pokazując wykonawcom, że komunikacja elektroniczna jest łatwa i bezpieczna?

Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ). 

To tutaj zamawiający wskazuje, którą platformę będzie wykorzystywał do składania ofert i komunikowania się elektronicznie. Niejasne zapisy w dokumencie SIWZ mogą powodować problemy ze strony wykonawców w czynnościach takich jak np. zadawanie pytań, składanie ofert, czy dokonanie rejestracji na platformie. Na temat przygotowania informacji do dokumentu SIWZ pisaliśmy w artykule OGÓLNA INFORMACJA OPRACOWANIA SIWZ W ZGODZIE Z PRZEPISAMI O ELEKTRONIZACJI. 

Publikowanie zamówień.

Zamawiający ma obowiązek publikowania swoich zamówień, w zależności od osiągniętych progów finansowych (BIP/BZP/TED). Sposób podania informacji jest bardzo ważny, ale samo narzędzie do elektronizacji zamówień publicznych pozwala na łatwy dostęp do konkretnego postępowania w internecie. Oprócz publikatorów, zamówienia są publikowane na wybranej platformie. Bardzo dobrym sposobem jest możliwość umieszczania linków w publikatorach, które bezpośrednio odsyłają wykonawców do konkretnego zamówienia. 

Wsparcie dla wykonawców.

Wskazana przez zamawiającego platforma powinna mieć wsparcie nie tylko dla użytkowników zamawiającego, ale również dla użytkowników wykonawcy. Pomoc z zakresu np. podpisywania dokumentów podpisem elektronicznym, asystencja w procesie rejestracji na wskazanej platformie, składanie ofert itp., powinno być dostępne dla użytkowników wykonawcy w dni robocze od poniedziałku do piątku. Wsparcie zwiększa zaufanie wykonawców w stosunku do działania systemów informatycznych, daje poczucie bezpieczeństwa wprowadzanych danych i jednocześnie edukuje użytkowników. 

 Zwiększenie konkurencyjności.

Jak zamawiający może zwiększyć konkurencyjność? Są zamówienia publiczne, w których o wyborze najkorzystniejszej oferty decyduje tylko cena, co zwiększa ryzyko otrzymania oferty z rażąco niską ceną. Oczywiście jest grupa zamówień, w których wykorzystanie innej oceny mogłoby utrudnić wybór najkorzystniejszej oferty. Istnieje jednak szereg zamówień, w których zamawiający mogliby wykorzystywać inne kryteria niż tylko cena. Znaczny procent udzielanych zamówień tylko na podstawie najniższej oferty cenowej zmniejsza konkurencyjność, ale również zwiększa ryzyko obniżenia poziomu dostaw oraz świadczonych usług. 

Podsumowując - zamawiający dzięki platformie służącej do elektronizacji zamówień publicznych może zwiększyć swoją widoczność w internecie i dzięki temu dotrzeć do większej liczby potencjalnych oferentów. Publikatory takie jak BIP, BZP, TED mają między innymi możliwość publikowania aktywnych linków do poszczególnych zamówień. Wsparcie merytoryczno-techniczne zwiększy zaufanie wykonawcy do elektronicznego składania ofert, jednocześnie edukując użytkowników. Wykonawcy rejestrując się do różnych środowisk systemowych, mają dostęp do szerokiej gamy zamówień, dlatego oprogramowanie musi dawać możliwość prowadzenia elektronicznej komunikacji w jak najprostszy i bezpieczny sposób.