Zamówienia podprogowe, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych są przeprowadzane w ramach stosowania przepisów kodeksu cywilnego oraz na podstawie wewnętrznych regulaminów jednostek zamawiających. Mimo tego należy w procesie przeprowadzenia zamówienia, zachować podstawowe zasady równego traktowania, uczciwej konkurencji oraz przejrzystości wykonywanych czynności. 

Istnieją trzy rodzaje zachowań zamawiających w sytuacjach, w których ustawodawca nie posiada wymogu stosowania procedur: 

1. Zmiana zapisów w swoich wewnętrznych regulacjach, które utrudniają przeprowadzanie zamówień.
2. Brak regulacji - Zamawiający udzielają zamówienia podprogowe bez żadnych procedur.
3. Wprowadzenie regulacji dostosowanych do organizacji przy zachowaniu konkurencyjności, oraz przejrzystości wydawanych środków.

Jakie korzyści płyną w przypadku wykorzystania elektronizacji do postępowań podprogowych? 

Bezpieczeństwo wprowadzanych danych, składanych ofert i wymaganych dokumentów. 

Zamawiający w procesie przeprowadzenia zamówienia zbiera oferty i wymagane dokumenty jednocześnie komunikując się z wykonawcami. Oprogramowanie zapewnia wysoki stopień bezpieczeństwa wprowadzanych danych i stabilność pracy. Te czynniki zwiększają zaufanie użytkowników zamawiającego oraz użytkowników wykonawcy do takiej formy udzielania zamówień. Oprogramowanie zwiększa również bezpieczeństwo osoby odpowiedzialnej za prowadzenie postępowania. 

 Przejrzystość udzielania zamówień. 

Sektor publiczny łączy się z zasobami finansowymi państwa, dlatego przejrzystość wydawania tych środków gra tutaj główną rolę. Zastosowanie narzędzi służących do elektronizacji procesu zamówień publicznych pozwala zapisywać każdą podjętą czynność przez użytkowników oprogramowania w czasie prowadzenia postępowania. Proces ten jest dowodem, że oferty nie zostały otwarte przed upłynięciem terminu składania ofert, nie były modyfikowane, a z ofertami i dokumentami mogą pracować osoby, które mają w tym celu przydzielone odpowiednie uprawnienia.

Szersze perspektywy w szukaniu oszczędności. 

Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę na podstawie różnych parametrów. W przypadku zamówień podprogowych zamawiający ma więcej możliwości w podjęciu decyzji, czy konkretne postępowanie kończy się dogrywką w formie aukcji elektronicznej. Coraz większa ilość zamawiających szuka oszczędności finansowych właśnie w zamówieniach do 30 000 euro, a aukcja elektroniczna jest jednym z narzędzi, które im w tym pomaga.

Edukacja użytkowników wykonawcy. 

Oprogramowanie do elektronizacji zamówień publicznych powinno być przyjazne również dla użytkowników wykonawcy. Dlatego oferenci, którzy rzadko składają oferty, podchodzą z dużą ostrożnością i małym zaufaniem do takich rozwiązań. Od 1 stycznia 2021 roku wchodzi obowiązek pełnej elektronizacji zamówień, dlatego zamówienia podprogowe prowadzone w formie elektronicznej są bardzo dobrym elementem edukacji dla wykonawców. Procedura pozwala rozwiać szereg wątpliwości, pokazując, że to nie jest trudne. Składanie ofert i wymaganych dokumentów oraz komunikacja elektroniczna pomiędzy zamawiającym i wykonawcą, praktycznie nie różni się od czynności w zamówieniach powyżej 30 000 euro oraz w zamówieniach w progu unijnym.