ogólna informacja Opracowania SIWZ w zgodzie z przepisami o elektronizacji
Każda z platform oferująca możliwość przeprowadzenia postępowania w formie elektronicznej, powinna mieć wzorcowe teksty dotyczące przygotowania dokumentu SIWZ, a dokładnie jego części dotyczącej rejestracji Wykonawców, składania i otwierania ofert oraz komunikacji elektronicznej Zamawiającego z Wykonawcami. Zmiany przepisów prawa w ZP, zmuszają zamawiających do modyfikowania stosowanych wzorów dokumentów. Istnieją publikacje, zwane poradnikami, które opisują zasady opracowywania dokumentu SIWZ, w zgodzie z ustawodawstwem. Skupmy się na tym, jakie wystarczające informacje powinien zawierać dokument SIWZ aby był zgodny z przepisami o elektronizacji.
- Informacje ogólne
W tym miejscu Zamawiający wskazuje (poprzez dodanie adresu internetowego), jakiej aplikacji używa do zbierania i otwierania ofert oraz do komunikacji elektronicznej z Wykonawcami. Wyznacza osoby odpowiedzialne za kontakt z Wykonawcami, jak również podaje wymagania techniczne. Każda platforma powinna mieć przygotowany dokument, w którym są opisane technikalia, tak aby składanie ofert i komunikacja elektroniczna przebiegała bez problemów technicznych. Tutaj przykładowy odsyłacz do dokumentu, który opisuje niezbędne wymagania: . Tutaj przykładowy odsyłacz do dokumentu, który opisuje niezbędne wymagania.
- Złożenie oferty/wniosku
W tym miejscu Zamawiający opisuje w jaki sposób Wykonawca rejestruje się do wskazanej przez Zamawiającego platformy oraz w jaki sposób, po dokonanej rejestracji, może złożyć i wycofać swoją ofertę. Zamawiający podaje termin składania ofert oraz termin planowanego otwarcia. Również dobrze jest zawrzeć informacje, o sposobie przygotowania oferty przez Wykonawcę, podpisaniu oferty podpisem elektronicznym i w jaki sposób Wykonawca powinien złożyć dokumenty, zawierające informacje zastrzeżone np. tajemnicę przedsiębiorstwa. Dodaję także informację, w jaki sposób oferta i wymagane dokumenty są zabezpieczone przed upłynięciem terminu składania ofert. - Otwarcie oferty/wniosku.
Tutaj Zamawiający opisuje, w jaki sposób z wykorzystaniem wskazanej platformy dokonuje się czynności otwarcia ofert. - Sposób komunikowania się Zamawiającego z Wykonawcami.
W tym miejscu Zamawiający opisuje, w jaki sposób przebiega elektroniczna komunikacja pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą. Komunikacja pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą przed upłynięciem terminu składania ofert głównie polega na tym, że Zamawiający odpowiada publicznie na zadawane pytania przez Wykonawców. Pytania i odpowiedzi widoczne są również dla niezarejestrowanych i niezalogowanych użytkowników. Ważne jest, aby nie była widoczna informacja, który z Wykonawców zadał pytanie. Elektroniczna komunikacja po upłynięciu terminu składania ofert i po ich otwarciu przebiega w sposób, w którym Zamawiający może komunikować się z jednym bądź kilkoma oferentami.
