W postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między zamawiającym a wykonawcami odbywa się na podstawie informacji z dokumentacji przetargowej. Jeżeli komunikacja będzie przebiegać z wykorzystaniem oprogramowania do elektronizacji Zamówień Publicznych, to zamawiający w dokumentacji przetargowej wskazuje z jakiej platformy będzie korzystał.

Aby użytkownik wykonawcy mógł komunikować się elektronicznie z zamawiającym, powinien dokonać bezpłatnej rejestracji na wskazanej platformie, a następnie zalogować się do swojego profilu, w którym przy wykorzystaniu modułu komunikacyjnego może odpowiadać i zadawać pytania. (jak wygląda rejestracja można zobaczyć TUTAJ)

Poniżej przedstawiamy prosty opis komunikacji, która ma miejsce w trakcie opublikowanego zamówienia w formie elektronicznej.

Komunikację można podzielić na dwie zasadnicze części.

1. Komunikacja między zamawiającym a wykonawcami przed upłynięciem terminu składania ofert/wniosków.

2. Komunikacja między zamawiającym a wykonawcami po upłynięciu terminu składania ofert/wniosków.

Przed upłynięciem terminu składania ofert/wniosków zamawiający komunikuje się pośrednio z wykonawcami w przypadku np.:

- ogłoszenia o zamówieniu

- ogłoszenia o zmianie ogłoszenia

- publikacji dokumentu SIWZ

- wprowadzanych zmian do dokumentu SIWZ

Przed upłynięciem terminu składania ofert/wniosków wykonawca może bezpośrednio zadawać pytania do zamawiającego dotyczące dokumentu SIWZ, a zamawiający odpowiada publicznie pośrednio wszystkim wykonawcom.

Po upłynięciu terminu składania ofert/wniosków zamawiający komunikuje się z wykonawcami pośrednio w przypadku np.:

- publikowania informacji z otwarcia ofert

- informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty

Dodatkowo pojawia się komunikacja bezpośrednia, a to w przypadku np.:

- złożenia informacji o grupie kapitałowej (uzupełnienie dokumentacji)

- wezwania do wyjaśnień treści oferty

- wezwania do uzupełnienia treści oferty

- wezwania do wydłużenia terminu związania ofertą lub wadium

- wezwania do złożenia dokumentów potwierdzających warunki udziału w postępowaniu

- udostępnienia ofert przez zamawiającego

- informacji o wszczęciu postępowania odwoławczego, wezwanie do przystąpienia

Przed upłynięciem terminu składania ofert/wniosków wykonawca komunikuje się bezpośrednio z zamawiającym w przypadku np.:

- prośby o wgląd do ofert

- informacji dla zamawiającego odnośnie złożonego odwołania

Dodatkowo funkcjonuje komunikacja wewnętrzna między użytkownikiem zamawiającego (osobą odpowiedzialną za prowadzenie postępowania), a użytkownikiem zamawiającego (członkiem komisji, obserwatorem, drugą osobą odpowiedzialną itp.). W trakcie przygotowywania postępowania, poszczególnym użytkownikom zamawiającego nadaje się odpowiednie kompetencje, oznacza to, że do pracy z dokumentami i ofertami są wyznaczone konkretne osoby, posiadające odpowiednio przydzielone uprawnienia.